'Veel gegevens betekent niet automatisch veel informatie'

Een weekrapportage van 60 pagina’s, gegenereerd uit diverse systemen, waarna verschillende gegevens worden gekopieerd naar Word. Dat is een behoorlijke tijdsinvestering. Ik ga kijken of deze rapportage in Access gebouwd kan worden, zodat de rapportage sneller opgeleverd kan worden.

Maandag
Deze maandag besluit ik geen weekrapportage te verzenden. Slechts één persoon trekt aan de bel met een vraag over een specifiek gedeelte. Alle anderen lijken de rapportage niet te missen.

Dinsdag
Uit navraag bij de betrokken managers blijkt dat niemand de volledige 60 pagina’s bekijkt. Sommigen bekijken wel specifiek een bepaald cijfer. Samen bepalen we wat nu daadwerkelijk interessante informatie is. Hier gebruiken we met name de opgestelde budgetten/targets en te behalen kpi’s.

Donderdag
Een eerste conceptversie van de rapportage in Access is verstuurd naar de managers. Naar aanleiding hiervan heb ik feedback ontvangen. Deze heb ik verwerkt in de opzetrapportage in Access.

Vrijdag
Het uiteindelijke resultaat is een weekrapportage van drie pagina’s, die automatisch in Access gedraaid wordt op maandagochtend. Er hoeft alleen  gecontroleerd te worden of er geen foutmeldingen zijn. Verder geen omkijken meer naar. Dit levert een behoorlijke tijdsbesparing op!

De echte winst is echter dat er voortaan diverse vragen richting de afdeling Control komen over de cijfers. De managers lezen de weekrapportage werkelijk en sturen er ook mee.

Deze column is geplaatst in CM (Controllers Magazine). 

   


« Terug