In één week naar jaarverslag ‘nieuwe stijl'

Voor veel corporaties is het schrijven van een jaarverslag geen sinecure. Het is een uitdaging om vanuit een enorme brij van financiële en inhoudelijke data, informatie te filteren die nuttig en leesbaar is voor stakeholders. De klap van gewijzigde wet- en regelgeving ijlt nog na en ook op governance gebied is er veel gebeurd. En er zijn natuurlijk regels en verplichtingen. Dat betekent niet dat een jaarverslag saai en onleesbaar moet zijn. Hofmeier heeft een overzichtelijk jaarverslagformat ontwikkeld om corporaties veel werk uit handen te nemen.

De opzet en indeling van ons jaarverslagformat bevat alle verplichte elementen. In plaats van veel tekst wordt, waar mogelijk, gebruik gemaakt van pictogrammen en tabellen voor de vertaling van financiële en inhoudelijke data. Een beeld zegt vaak meer dan woorden. Met onze aanpak wordt een jaarverslag niet alleen een stuk korter. Het is informatief en het wordt ook beter leesbaar. Het goede nieuws is dat het niet lang hoeft te duren om samen met een corporatie een jaarverslag ‘nieuwe stijl' te maken.

Een situatieschets Woensdag In de ochtend komt er een telefoontje van een corporatie. Er moet direct een jaarverslag (publieksversie) geschreven worden. Het naar voren halen van de opleverdatum en capaciteitsproblemen maken dat er snel moet worden gehandeld. Dezelfde dag is er een intakegesprek. 's Avonds wordt het projectvoorstel gemaild. De dag erop komt er groen licht om het jaarverslag ‘nieuwe stijl' samen te maken.

Vrijdag
We starten met een gezamenlijke kick-off. Naast een taakverdeling worden er afspraken gemaakt over doorlooptijden en ‘milestones'. Er is al veel voorbereid door de corporatie en de data wordt aangeleverd. We beginnen meteen met het selecteren van bruikbare onderdelen en het vertalen van de data naar tekst, tabellen en pictogrammen die in het format worden geplaatst. Na het verzamelen, ordenen en selecteren van het materiaal stellen we vast wat er nog ontbreekt.

Dinsdag
Samen met de verantwoordelijke manager en medewerkers maken we een eerste ruwe versie. In deze fase worden dubbelingen eruit gehaald en tabellen en grafieken krijgen vorm. Veel tekst wordt geschrapt en passages worden opnieuw geformuleerd.  De komende dagen wordt er in goed overleg nog flink geschaafd aan het verslag.

"Het resultaat: een beknopt en zeer informatief jaarverslag met alle verplichte elementen."

Woensdag
We zetten ‘de puntjes op de I' en de conceptversie van het verslag kan worden opgeleverd tot tevredenheid van de opdrachtgever. De beperkte omvang en overzichtelijkheid van het jaarverslag spelen bij het positieve oordeel een rol, evenals het beperkt kunnen houden van de kosten door een duidelijke vooraf afgesproken taakverdeling en werkwijze.

Meer informatie
Wilt u ook weten hoe Hofmeier kan helpen met het maken van uw jaarverslag ‘nieuwe stijl'? Kijk dan op de corporatiepagina of neem voor meer informatie contact op met onze Sector Manager Corporaties Peter van Gilst op  06-5141 59 46 of via p.vangilst@hofmeier.nl.

(bovenstaand artikel is ook te lezen in Aedes Magazine)

« Terug